纸质文档管理系统推进无纸化践行绿色办公

作者: Yoyo 来源: 网络 时间: 2017-12-21

信息爆炸时代,信息的存储管理工作也随着计算机技术进步而发生了翻天覆地的变化。传统的文档管理手段无法满足现代社会信息管理利用需求,逐渐被数字化文档管理取代。

据了解,为适应大规模的现代文档数据管理需求,不少企事业单位引入云脉纸质文档管理系统,意在全面有序地存储、归类、管理纸质文档资料。

加速资料电子化与分类管理

纸质文档管理系统之所以能够被现代企业接受,成为现代文档管理界的“宠儿”,在于其快速高效的存储录入和分类管理能力。

据悉,该套系统采用扫描、拍照的方式来保存纸质资料,不仅可以利用先进的OCR识别技术快速识别完成纸质资料的信息电子化,还可以保证资料的“原生态”,力求清晰、详实,以便后期校对查询。

电子化文档分类管理也是纸质文档管理系统的一个重要功能。用户可以对上传的图片资料、扫描件和最终识别结果,根据管理需求进行分类存储,建立管理目录,方便分享查询。

实现文件资料查询快捷化

文档资料的管理是为了让信息能够被更好的保存和利用,而数量一多,传统的文档查询翻阅就不是那么方便了。进入数字化时代,文档资料的查询也开始以一种全新的形态展现在众人面前。

据了解,纸质文档管理系统可以将上传的图片资料以及识别结果自主备份云端,避免有用信息误删。用户通过关键词关键字对识别信息、文件名称、文档标题进行全盘检索,快速有效的找到自己所需要的资料。

相较于以往在资料里寻找一份文件,甚至一言半语,现代化的文档查询方式显然更加便捷高效,省时省力得人心。

推进无纸化践行绿色办公

经济快速发展的当下,纸质文档资料只会越来越多,相关的存储和管理工作更加艰难。纸质文档管理系统借助先进的计算机技术保证信息的原貌,避免出现因材质、环境、时间而造成的文档资料损坏和丢失的状况,保证信息的原生态的同时,减少纸张的使用。

现在的云脉纸质文档管理系统支持多平台多终端运作,使用者可以随时随地拍摄、识别和存储图片文字资料。云盘权限共享电子资料,不需要另外下载打印,节约了纸张和纸质材料存放空间,脚踏实地推进无纸化,有力践行绿色办公理念。

目前,云脉纸质文档管理系统主要针对纸质文件资料较多的行业,比如银行、证券、保险、教育、企事业单位等,同时也适用于大规模的纸质材料电子化管理机构,比如图书馆与档案管理局。