纸质文档管理助力档案资源价值发挥

作者: Yoyo 来源: 网络 时间: 2018-05-15

偶然在网上找了一篇实用文档,想要复制保存下来,结果却发现网页进行了限制,面对密密麻麻的文字信息,难道要一个字一个字的敲上去吗?如果没有OCR,大概会有不少人这么干。

OCR是一种将图像中的文字转换成可编辑的文本格式的技术,简单来说,将你无法复制保存的文档拍下来,通过文档识别软件进行识别,获得可编辑可保存的电子文档。

目前,涉及到档案录入、纸质信息读取、客户名片资料存储的任务几乎都离不开OCR技术。为应对数字化信息社会的到来,图书馆档案馆企事业单位先后引入云脉纸质文档管理系统,建立电子档案数据库。

OCR技术有效加速实现纸质文档电子化

云脉文档识别内置成熟的OCR技术,加速实现纸质文档电子化。相比一个字一个字的录入,这种批量识别存储的方法不仅提高了纸质文件信息电子化速度,更是提高了档案录入的准确性。

纸质文档管理系统的投入,不仅可以优化电子化工作流程提升员工工作效率,更有效减少电子化过程中所造成的人力、物力的浪费。

纸质文档管理助力档案资源价值发挥

建立电子档案乃大势所趋,不说当代信息依托互联网传播,就从信息保存角度来讲,和书柜、纸箱之类的存储容器相比,云盘存储更现代也更安全。

纸质文件受存储媒介和存储环境影响,容易出现蛀虫、焚毁、损坏、字迹模糊等问题,收发不易,保存困难,查阅更是不便,文档利用率低,根本无法充分发挥档案资源应有的价值。

云脉纸质文档管理系统可以将识别文件和识别结果保存在云端,同时内置关键字检索功能,用户可以通过文件名、关键字、日期等方式快速查询到相关文件,相比较起在扎堆的文件堆里找一份资料,现代化式的检索方法更得年轻一代的认可。

及时更新文件动态设置权限安全分享

文档电子化为了更好地实现信息存储和利用。在云脉纸质文档管理系统中检索到的文件可以通过在线传送、设置浏览权限等方式进行分享。传统的纸质档案更新不便,不能及时反映当前情况,而通过建设数字化档案,能够快速及时地更新档案资料,让相关人员随时了解动态。

目前云脉纸质文档管理系统被广泛应用于企事业单位大量纸质材料的电子化管理,如档案局、图书馆、政府机构、金融保险等领域。为现代无纸化办公提供高效服务,推进文件信息电子化。