纸质文档管理系统 快速定位你所需的文件资料

作者: Yoyo 来源: 网络 时间: 2018-06-19

在这个信息爆发的时代,文档资料的增长速度远远超出我们的想象。除了来源于网络的电子资料,日常办公时产生的线下纸质文档资料同样数量惊人。面对与日俱增的文档资料,我们该如何检索查阅呢?

存储于电子设备中的电子文档还可以通过搜索关键词进行模糊定位,而躺在办公桌和文件柜中的那些纸质文档又该从何查起?

印象中,在公司查找纸质资料流程繁复,与在图书馆找书有些类似,需要根据文件名、文件类型、归档时间等信息在文件柜中一份一份地查阅。遇到不轻易公开的文件时,还得向上级提出申请,且查找过程中稍有不慎对原件造成损坏便无法弥补了。根据日常工作经验,我们不难得知,纸质资料在查询时步骤繁多,费时费力,大大降低了工作效率。

针对纸质资料查询难的问题,云脉技术在其推出的纸质文档管理系统中加入了关键词检索功能。用户可通过拍照或者扫描的方式,将纸质文档转化为可编辑的文本资料,并存入系统中。系统采用了先进的OCR技术,可批量识别、加快录入速度。除此之外,系统自带纠错功能,可自动根据语境语义提供不同的纠错选项,提高文档电子化的正确率。

纸质文档电子化之后,档案管理人员便可通过输入关键词的方式,对存入系统中的档案名称、档案全文、档案备注等信息进行检索,快速调取出所需资料的原件扫描件。在全文检索方面,系统支持精确查找、模糊查找和多条件组合检索电子图像,查找出的关键词在图片和识别文本上作高亮处理,真正做到秒级精确检索。

在加速信息查询速度的同时,云脉技术还考虑到了文档安全问题,在系统服务端设置了权限管理,合理控制用户的查阅权限。为一些重要的文件资料设立防护墙,防止文件丢失,泄露,有效保护了文档资料的安全。

随着信息技术的发展,目前国内文档管理工作正逐渐向数字化前进,企业开始推崇更加节能环保、简捷高效的无纸化办公模式。而云脉文档管理系统无论是在查询、分享,还是在修订保存上,都具有强大的优势。近年来,云脉文档管理系统凭借其录入快、查询准、安全性强等优良特质备受信赖,已广泛应用于图书馆、企事业单位、电子商务等领域。