如何高效便捷地管理纸质文档?

作者: Yoyo 来源: 网络 时间: 2019-09-26

进入无纸化办公时代,电脑中的电子文档日益增多,面对数量庞大且功能不同,内容不一的文件夹,该如何管理才能避免信息被泄露?被误删?被遗忘?——你需要一款纸质文档管理系统。

在云盘、OCR等应用工具还未普及之前,绝大多数的上班党都习惯用电脑文件夹或是移动硬盘存储各类工作文件,存在诸多上述隐患。

随着互联网计算机与OCR技术的普及,大众们开始慢慢地被安利了一些可以“随时随地”更改、查阅内容文件的工具。这些纸质文档管理工具的核心功能包括文档录入、分类、检索、分享、协同编辑、云端存储等。

文档录入

工作中必然会产生大量的纸质文件,有用的纸质文件通常都会被要求进行电子化存储备份,防止纸质文件丢失或者损坏导致信息的失效。

云脉纸质文档管理系统内置文档识别、名片识别、票据识别等多种文字识别OCR技术,可以轻松识别实现票据、合同、文件等纸质文件的电子化,完成纸质文件的数据备份。

分类检索

对于文档管理,通常那个是建立一个新文件夹,然后把收集来的文件往文件夹里一丢就完事了,想要用的时候就一通乱找,或是缓慢全局检索,重名率又太高,快慢真的全凭记忆和运气。

将文档存储分门别类存储在云脉纸质文档管理系统中,可以通过检索入档日期、文件名就可以找到文件,如果记不住文件名或者是日期或者是存储的位置,可以通过模糊回忆检索关键词,找到自己需要的文件。

文件夹进行管理时,都是根据文件夹的结构与层级进行分类管理。这样做的优点在于结构清晰、数量合适、易于查找,用户可以自主设置阅读权限,别人只能看到你想让对方看到的文件,更加安全。

不论是学习、生活,还是工作,寻找一款快速录入易查询好管理的文档系统,可以帮我们解决不少烦恼。