云脉纸质文档管理 实现档案资料的电子化管理

作者: Vivian 来源: 网络 时间: 2018-09-18

印象中,档案管理无非是翻翻档案、找找资料、登记进出,轻松惬意。其实不然,真正的档案管理工作并不轻松,资料手动录入、分类归档、目录编写......一遍又一遍,有时候整理一批资料可能要忙上一整天。

随着OCR与计算机技术的成熟,档案管理也迎来了“智慧”升级。不少企事业档案管理部门引入云脉纸质文档管理系统,实现档案资料智能化录入与管理。

OCR技术

OCR技术解决档案录入效率低问题

早期的档案文件电子化主要依赖人工手动录入,这样的录入方法不仅慢,而且还容易出错,随着OCR技术的应用,录入慢易出错问题得到了有效解决。

OCR技术简单一些来讲,就是将纸质文档转化为电子文档,以数字形式呈现在大众面前。通过手机、数码相机、扫描仪等光学设备将纸质文件转化为电子图片,利用OCR技术识别图片上的文字并录入存储。

这种录入方法相比较手打,错误率更低,速度更快,以前需要花费大量时间人力的枯燥工作,短时间内就能完成。如果文件图片上存在噪点,还可以美化、除噪点等方法清晰图片强化对比,这样一来识别效果更好。

纸质文档管理内置检索功能方便信息检索

资料录入只不过是档案管理中的一个环节,管理才是档案工作人员工作的重中之重。很多企事业单位都有自己的重要档案、客户资料、合作方案等。出于对公司安全的考虑,这些资料档案在短时间内不被调用的情况下,会被要求妥当安置。

传统档案管理的做法,无非是编写目录做好标记按格子排放。但是天灾人祸总是不可避免的,虫蛀、焚毁、水浸、搬迁等操作都可能导致文件的损毁与丢失。将文档以数字形式保存在虚拟空间中已经成为一种共识,不仅给信息多一条“活路”,更是促进档案管理上的变革。

纸质文档管理

云脉纸质文档支持多平台多终端文件云共享,内置关键字检索功能,可以通过查询档案名、日期、文件关键词等方式快速找到文件信息,一级配合工作需求,不用翻箱倒柜浪费时间,相较于传统管理,不管是存放还是信息共享都更加方便和智能。

另外,纸质文档管理系统通过设置浏览功能,可以对信息进行选择共享,方便分享的同时,防止信息泄露,保障企事业单位信息安全。云脉纸质文档管理的应用,不仅帮助员工完成档案数字化录入,更是实现了档案资料的电子化管理。