纸质文档管理:多途径在线检索查找文档更容易

作者: Yoyo 来源: 网络 时间: 2019-09-19

设计版本、审计资料、申请表单......这些办公过程中产出的纸质资料并不是一次性用品,而是在今后极有可能会重复用到,保存好这些资料是日常办公的工作之一。

云端存储

那么如何管理这些易碎易丢失的纸质资料呢?书柜?档案袋?纸箱?受环境以及意外因素影响,这些方法都不能确保信息的完整性和安全性,随着科技的飞速进步,人们找到了一种新的存储方法——云端。

互联网技术日益发达的今日,为了保证信息的完整性,纸质文档多会进行二次存储,利用文字识别OCR技术将纸质文档内容转化为电子信息,以数据形式存储在空间,方便信息的分享与传播。选择一款优秀的纸质文档管理系统,可以大大提升个人的文档管理水平。

分享简便

事实上,在纸质文档管理过程中,往往要面临着档案分散、损坏、丢失、水浸、潮湿模糊等问题,对日后文档的借阅和归档造成一定的障碍,档案越来越多,日志不完整,记录难追溯,执行力度底下,管理难度越大。

建立电子档案管理,实现纸质档案的数字化,可以解决上诉纸质文档管理出现的多数问题。

云脉纸质文档管理系统,以数字的方式存储纸质内容信息,不用担心环境恶劣文档浸泡、损坏,导致信息不完整的问题。存储在云端,更不用担心文件丢失,而且比起纸质文档,数字信息分享转发操作起来更加方便。

检索查询

云脉纸质文档管理的关键功能之一,就是纸质文档内容信息后续查询借阅服务。面对数量日益庞大的纸质文档文件,如何才能在最短的时间内找到我们需求的文档?——当然是精确查询。

以云脉纸质文档管理为例,目前用户可以通过查询文档存储日期、文档文件名、文件备注信息等方式检索到文件。如果日期不记得,文件名也不记得,该怎么办呢?可以通过查询文件内容关键词来找到文件。

纸质文档管理系统,化人工手动变OCR录入,可以节省大量的录入成本,提高工作效率,规避因为工作人员的操作而造成的文件遗失、信息外泄等安全隐患,建立电子档案库,打破信息孤岛,达成知识信息的共享,集中统一管理,多种途径在线检索档案。


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