纸质文档管理系统:实现资源高效再利用

作者: Yoyo 来源: 网络 时间: 2019-12-18

企业文件作为企业发展的一项重要资源,在管理过程中却存在易丢失、多而乱、查找难、易泄露等诸如此类的问题,使得企业在发展过程中难免因为文件管理不当而蒙受损失。

企业文件作为公司重要资源,对文件的管理和再利用水平影响了企业发展后劲的强弱。一个合格的企业文件管理体系,更能促进当代企业发展。考虑到市场对高效管理文件的需求,厦门云脉推出纸质文档管理系统,用人工智能识别技术助力企业更快更准确地管理企业文档。

传统文件再利用流程

在传统的企业文件再利用管理中,获取过往文件需要经过以下几个流程:员工向文件管理部门提交申请→文件管理人员根据申请提取文件→员工获得并浏览企业文件。

线上文件再利用流程

云脉纸质文档管理系统是建立在无纸化办公基础上的,通过OCR技术将企业文件转化为电子文档存储在系统中,文件再利用流程是在线上管理系统中进行的。

当员工想要获得一份文档的时候,需要向管理员提出申请,管理员在审核过后通过设置浏览权限,将相关电子文档分享给该名员工,员工即可获得文件浏览权限。如此一来,员工不仅能快速查看文件资料,还能保障公司机密文件不被泄露。

云脉纸质文档检索功能

相较于传统的文件再利用流程,线上文件管理省略了“提取文件”这一步骤,只需要利用系统内的检索功能,输入关键词检索,即可找到文件电子版。

通过电子传输,员工收到的文件信息也是识别结果和图片版文件。这种改变,既能够保证文件信息正常传输,也能保护原文件不遭受破坏。

企业数量庞大,员工很难记住文件的具体命名与内容,想在短时间内准确找到文件不容易。云脉纸质文档管理系统支持关键词、文件名、全文检索,多种类型的检索功能,可以帮助员工快速找到所需的文件。

企业员工经常需要外出谈业务,随身携带的纸质文档极容易丢失,如果将复杂的文档存储在个人纸质文档管理系统中,一不怕丢失二不怕忘带三不怕损坏,实现真正的高效办公。


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