云脉文档管理系统高效管理海量纸质文档

作者: Yoyo 来源: 网络 时间: 2021-11-04

企业在业务过程中,会出现大量的纸质文件,比如单据、发票凭证、供应商的往来文件等。纸质文档在管理和使用上存在诸多问题:

1、存放纸质文档,需要占据大量的空间

2、查看、检索、分享、统计存在诸多不便

3、抗灾难性差,容易损坏

4、需要额外的管理设备和人力资源开支

纸质文档的电子化,不同企业有不同的需求。但通常分如下几种:

海量纸质文档电子化入库---海量纸质文档电子化,转换成电子文档,能够集中存储,方便查看、借阅等操作使用扫描文档自动OCR文字识别和搜索---对于通知、合同,公函等文件,由于数量比较大,搜索成为一个难题。因此如何提取扫描电子文档中的文字,并提供修正、搜索的功能,成为纸质文档电子化之后急需解决的问题扫描文档制作为双层PDF---对于电子书籍、公文等正式文档,存档要求非常高。

通常需要自动生成双层PDF/OFD文件,同时包含原始扫描图片和文字信息,这样方便文档搜索和文字复制单据电子化,数据提取、分析、统计---企业业务流程中产生大量的单据,比如申请单、交易单据、会员信息表。表单中的数据是结构化的,同类型的表单格式固定单据中的关键数据,需要按字段提取,提供更加个性化的搜索,甚至需要进行统计分析。

云脉文档管理系统依托OCR识别可以将纸质文件,如:单据、档案资料、合同等转换成电子文档,并集中存储到系统当中,提供方便灵活的管理功能,帮助企业更便捷、高效地管理好海量纸质文档:

1、纸质文档电子化

2、自动入库

3、OCR文字识别

4、智能化统计分析处理

针对文档安全问题,云脉文档管理系统设置了权限控制功能,存储云端的文档,不仅支持在线分享转发,还可设置阅读权限,通过设置权限,既不影响信息传播,还能保障信息安全。

通过云脉文档管理系统,结合完整的纸质文档电子化方案,实现企业纸质文档电子化管理,满足普遍企业的需求。